Werkkostenregeling kerstpakketten

Uw kerstgeschenk belastingvrij schenken aan uw personeel

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) voor alle werkgevers verplicht. Per 1 januari 2020 zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd, waarbij de belangrijkste wijziging de verhoging van de vrije ruimte is: binnen de WKR kunt u nu maximaal 1,7 % over de eerste € 400.000 van uw fiscale loon en 1,2% over de rest (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om kerstpakketten, etentjes, bedrijfsfitness, een fiets en personeelsfeesten. Met name kleinere organisaties profiteren van deze verhoging. Hou de vrije ruimte goed in de gaten, want over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gebruik te maken van de zogenoemde gerichte vrijstellingen (o.a. congressen, kortingen op producten uit eigen bedrijf, overnachtingen tijdens dienstreizen).

Het kerstpakket (inclusief btw) valt onder de WKR in het forfait (de vrije ruimte). U dient wel rekening te houden met de zogenaamde gebruikelijkheidstoets: als de waarde van een kerstpakket meer dan 30% afwijkt van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden verstrekken, wordt het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is tot het loon van de werknemer gerekend.

Voor een fiscaal vriendelijk kerstpakket moet u de vrije ruimte dus goed beoordelen. Als de vrije ruimte wordt overschreden als gevolg van de verstrekking van het kerstpakket, kan dit door de eindheffing duur uitpakken. In de loop van het kalenderjaar kan de vrije ruimte al benut zijn door onder meer de secundaire arbeidsvoorwaarden die u aan uw personeel biedt, zoals bedrijfsfitness en een fietsplan. Ook personeelsuitjes vallen (deels) onder de vrije ruimte.

VOORBEELD 1
Organisatie X heeft 12 mensen in dienst met een gemiddeld fiscaal loon op jaarbasis van €30.000.

OnderdeelBerekeningBedragVrije ruimte / gerichte vrijstelling
Totale loonsom12 * € 30.000€360.000
Fiscale vrije ruimte1,7% * € 360.000€ 6.120
Vergoedingen

Kerstgeschenk12 * € 75€ 900Vrije ruimte
Bedrijfsfitness abonnement12 * 200€ 2.400Vrije ruimte
Kerstdiner op andere locatie€ 950€ 950Vrije ruimte
Reiskostenvergoeding12.000 km * € 0,19€ 2.280Gerichte vrijstelling
Zakelijke cursus4 * 950€ 3.800Gerichte vrijstelling
Elektrische fiets1 * 1.850€ 1.850Vrije ruimte

In bovenstaand voorbeeld blijft er in de vrije ruimte nog € 20 over.

VOORBEELD 2
Organisatie Y heeft 180 mensen in dienst met een gemiddeld fiscaal loon op jaarbasis van €36.000.

OnderdeelBerekeningBedragVrije ruimte / gerichte vrijstelling
Totale loonsom180 * € 36.000€ 6.480.000
Fiscale vrije ruimte(1,7% * € 400.000) + (1,2% * € 6.080.000)€ 79.760
Vergoedingen

Kerstgeschenk180 * € 60€ 10.800Vrije ruimte
Elektrische fietsen25 * € 1.850€ 46.250Vrije ruimte
Bedrijfsfitness100 * € 180€ 18.000Vrije ruimte
Kerstfeest op kantoor€ 18.000€ 18.000Gerichte vrijstelling
Reiskostenvergoeding150.000 km * € 0,19€ 28.500Gerichte vrijstelling
Zakelijke cursussen60 * 950€ 57.000Gerichte vrijstelling
Kortingen eigen product€ 21.000€ 21.000Gerichte vrijstelling

In bovenstaand voorbeeld blijft er in de vrije ruimte nog € 4.710 over.

In 2020 extra ruimte binnen de WKR voor kerstpakketten
De staatssecretaris heeft, om werkgevers tegemoet te komen in de coronacrisis, de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 van de loonsom eenmalig verhoogt naar 3%. Dit betekent, afhankelijk van de hoogte van uw loonsom, maximaal € 5.200 extra vrije ruimte. In te zetten dus voor onder andere kerstgeschenken.

Kijk voor meer informatie op de website van de Belastingdienst of neemt contact op met uw accountant. Aan de informatie op deze website kunnen geen rechten worden ontleend.

Heeft u voldoende vrije ruimte beschikbaar en bent u op zoek naar het leukste kerstcadeau voor uw medewerkers? Feelingz is al beschikbaar vanaf € 20 per medewerker. Wat is Feelingz?